Esta guía forma parte de nuestra guía completa para organizar una mudanza en Girona.

Mudar una oficina no tiene nada que ver con mudar un piso. En un piso, si algo se retrasa dos horas, no pasa nada. En una oficina, cada hora que no estás operativo te cuesta dinero. La clave de una buena mudanza de oficina es la planificación: que el viernes a las 18h todo esté desmontado y embalado, que el sábado se traslade, y que el lunes a las 8h todo el equipo esté sentado en su nuevo puesto con el ordenador encendido y la impresora funcionando.

Llevamos años haciendo mudanzas de oficinas en Girona — desde despachos de abogados con toneladas de archivo hasta empresas tecnológicas con salas de servidores. Cada una tiene sus particularidades, pero el principio es el mismo: cero tiempo muerto.

Cómo funciona una mudanza de oficina

1. Inventario y planificación (2-4 semanas antes)

Visitamos la oficina actual y la nueva. Inventariamos: puestos de trabajo, muebles, equipos informáticos, archivo, salas de reuniones. Creamos un plan con etiquetado por zonas — cada mueble y cada caja tiene una etiqueta de color que indica dónde va en la oficina nueva.

2. Preparación (semana previa)

Repartimos cajas y material de embalaje a cada empleado. Cada uno empaqueta su puesto: documentos personales, material de escritorio, objetos decorativos. Los equipos informáticos los prepara el departamento de IT o nuestro equipo especializado.

3. Ejecución (fin de semana)

Viernes por la tarde: desmontaje de muebles, desconexión de equipos, carga del camión. Sábado: transporte, descarga, montaje en la nueva ubicación según el plano de distribución. Domingo (si es necesario): ajustes finales, conexión de equipos, pruebas.

4. Lunes operativo

Cada empleado llega a su nuevo puesto con su nombre, sus cajas y su ordenador listo. La impresora funciona, el teléfono suena, y el wifi conecta. Esa es la promesa.

Precios orientativos

Lo que requiere especial atención

Equipos informáticos

Ordenadores, servidores, pantallas, impresoras. Todo va en cajas especiales con espuma y protección antiestática. Los servidores se transportan en posición vertical con amortiguación extra. Si la empresa tiene rack de servidores, coordinamos con el departamento de IT la desconexión y reconexión.

Documentación y archivo

Los despachos de abogados, asesores y notarías de Girona tienen cantidades enormes de archivo físico. Cajas de archivo normalizadas, etiquetadas por departamento y fecha. El peso es considerable — un armario de archivo lleno pesa 200-300 kg.

Muebles de oficina

Mesas de despacho, sillas ergonómicas, estanterías, armarios archivadores. Todo se desmonta, se protege y se vuelve a montar en la ubicación exacta según el plano.

Qué incluye nuestro servicio

• Visita de planificación y presupuesto detallado
• Material de embalaje especializado para oficina
• Etiquetado por zonas con plano de destino
• Equipo de operarios en fin de semana
• Desmontaje y montaje completo de mobiliario
• Transporte con vehículo adecuado
• Seguro de transporte
• Retirada de material de embalaje el lunes

Consejos para tu mudanza de oficina

1. Planifica con 4-6 semanas de antelación. Las mudanzas de oficina no se improvisan.
2. Avisa a tus clientes. Comunicación de cambio de dirección con 2 semanas de antelación.
3. Coordina con IT. La reconexión de servidores e internet es lo que más tiempo puede llevar.
4. Haz backup de todo. Antes de desconectar cualquier equipo, backup completo.
5. Designa un responsable en tu empresa que sea nuestro interlocutor el día de la mudanza.

Desglose de costes

Mano de obra (40-50% del presupuesto)

Los operarios que desmontan, embalan, cargan, transportan, descargan, montan y colocan. En mudanzas de oficina trabajamos en fin de semana, así que las horas se pagan con recargo. Un equipo de 4 operarios un sábado entero cuesta entre 800 y 1.200 euros.

Transporte (20-25%)

El vehículo adecuado al volumen. Para una oficina de 10 puestos normalmente basta con un camión mediano. Para 25+ puestos puede hacer falta camión grande o dos viajes.

Material de embalaje (10-15%)

Cajas de archivo, cajas para ordenadores con protección antiestática, burbuja reforzada, film stretch, mantas para muebles. El material de oficina es más especializado que el doméstico.

Seguros (5-10%)

El seguro básico de transporte está incluido. Para equipos informáticos caros (servidores, equipos de diseño, maquinaria especializada) ofrecemos seguro a todo riesgo que cubre el valor total declarado.

Extras que pueden subir el precio

• Embalaje y transporte IT especializado: +200-500 euros según cantidad de equipos.
• Archivo masivo (notarías, asesores): +50-80 euros/m3 de archivo.
• Mobiliario técnico (mesas de laboratorio, equipos médicos): presupuesto personalizado.
• Pisos sin ascensor: +30-50 euros/planta en origen y/o destino.
• Grúa exterior: desde 150 euros si hay muebles que no bajan por la escalera.

Lo que afecta más al precio

El archivo físico

En Girona hay muchos despachos profesionales (abogados, notarios, asesores, gestores) con cantidades enormes de archivo. Un armario de archivo lleno pesa 200-300 kg y ocupa espacio en el camión. Si tienes 10 armarios de archivo, estamos hablando de 2-3 toneladas solo de papel. Valora si puedes digitalizar antes de mudar.

Los servidores

El traslado de un rack de servidores requiere coordinación con IT, transporte en posición vertical con amortiguación y reconexión en destino. Es la parte más delicada de la mudanza. Coste: 300-800 euros solo por el servidor, dependiendo del tamaño y la complejidad de la reconexión.

Cómo reducir costes

1. Que cada empleado empaquete su puesto. Repartimos cajas el jueves, cada uno empaqueta el viernes. Nos ahorramos varias horas de trabajo.
2. Digitaliza archivo antes. Menos papel = menos peso = menos precio.
3. Deshazte de mobiliario antiguo. Si vas a comprar muebles nuevos en la nueva oficina, no pagues por transportar los viejos.
4. Coordina bien con IT. Si la reconexión se retrasa, los operarios esperan y eso cuesta.
5. Planifica con tiempo. Las mudanzas de oficina de última hora cuestan un 20-30% más.

Cómo implicar a tu plantilla en el traslado

Que cada persona prepare su propio puesto ahorra trabajo, pero solo funciona si todo el mundo sabe exactamente qué hacer. Nombra a alguien que centralice las dudas y comunica con antelación, por escrito y en un solo mensaje para evitar confusiones de última hora:

1. La fecha del traslado y hasta cuándo se podrá trabajar con normalidad en la oficina actual.
2. Qué debe embalar cada persona y qué se deja para el equipo de mudanza o para IT.
3. Cómo rotular las cajas: nombre, departamento y ubicación en la nueva oficina.
4. Que los objetos personales y todo lo que no sea de la empresa se lleven a casa antes del traslado.
5. Cuándo y dónde se retomará el trabajo, sobre todo si durante unos días habrá que teletrabajar.

Todo de una vez o por fases

Un despacho o una oficina pequeña suelen poder trasladarse de una sola vez. Cuando hay varios departamentos, a veces compensa mover primero las áreas que menos afectan a la atención al cliente y dejar para el final las que no pueden parar. Mudarte por fases reparte el esfuerzo y reduce el tiempo sin servicio, aunque exige una planificación más cuidadosa y coordinar dos sedes funcionando a la vez durante unos días. Valóralo con calma y, al pedir presupuesto, comenta qué áreas son críticas para tu negocio.

Artículos relacionados:

• Mudanza de oficina en Girona: guía
• Mudanzas en Girona

Pide presupuesto

Llámanos al 633 105 640 o manda WhatsApp. Visitamos tu oficina y te damos presupuesto cerrado con plan detallado.

Revisa la oficina nueva antes de mover una sola caja

El plano de distribución es la base de todo el etiquetado, así que conviene recorrer el nuevo espacio con él en la mano y resolver las dudas antes del fin de semana del traslado.

• Puntos de red y enchufes: comprueba que cada puesto tiene dónde conectar el ordenador, el teléfono y la pantalla, y marca en el plano los que faltan.
• Sitio para el servidor y el armario de comunicaciones: acuerda con tu equipo de IT dónde irán antes de cerrar la distribución del resto.
• Normas del edificio: pregunta a la propiedad o a la administración si hay horarios para cargas, si se puede usar el montacargas o el ascensor y si conserjería o seguridad necesitan una lista de quién accederá el fin de semana.
• Medidas de puertas y pasillos: mesas de reuniones, armarios altos o mostradores pueden necesitar desmontaje para entrar.
• Llaves, tarjetas y alarma: asegúrate de tener acceso a la nueva oficina y de saber cómo funciona la alarma fuera del horario habitual.

Aprovecha el traslado para aligerar archivo y mobiliario

Todo lo que no se mueve es trabajo, espacio y peso que te ahorras. Antes de empaquetar, dedica un tiempo a revisar:

• El archivo en papel: consulta con tu asesoría qué documentación debes conservar, digitaliza lo que se consulte a menudo y destruye de forma segura lo que ya no necesites, sobre todo si contiene datos personales o confidenciales.
• El mobiliario que no encaja en el nuevo espacio: puedes venderlo, donarlo a una entidad, llevarlo a reciclar o guardarlo en un guardamuebles si crees que lo necesitarás más adelante.
• Los equipos obsoletos: borra los datos de forma segura y llévalos a un punto de reciclaje de aparatos electrónicos.

Los primeros días en la oficina nueva

Con todo el mundo trabajando ya en su puesto, quedan algunos cabos sueltos que conviene cerrar cuanto antes:

1. Pide a cada empleado que revise su puesto y comunique por un único canal cualquier incidencia: un cable que falta, una cajonera equivocada o un programa que no arranca.
2. Comprueba que impresoras, teléfonos y carpetas compartidas funcionan para todos, no solo en los puestos que se probaron primero.
3. Repasa el archivo para confirmar que cada carpeta está en su sitio y que coincide con el inventario.
4. Actualiza la nueva dirección en facturas, contratos, web, firmas de correo, perfiles de empresa, proveedores, banco y seguros.

Artículos relacionados:

• Cuánto cuesta una mudanza de oficina
• Mudanzas en Girona